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A medida que los negocios reabran, habrá diferencias significativas en cómo y en qué medida pueden volver a las operaciones normales. Cuando llegue el momento de que tu negocio reabra después de la COVID-19, las agencias gubernamentales y las autoridades de salud pública de tu ubicación tendrán la información más precisa y actualizada. Habrá requisitos específicos que deberás cumplir antes de reabrir, dependiendo de la industria en la que operes, la densidad de población de tu localidad y la naturaleza de tus instalaciones.
Es esencial que verifiques las regulaciones específicas para tus circunstancias individuales antes de comenzar a planificar tu reapertura.
Como propietario de un negocio, claramente tu primera prioridad debe ser la seguridad de tus empleados y clientes. Cada empresa, ya sea que opere una oficina, un comercio minorista, un local de hospitalidad, estudios o incluso obras de construcción externas, debe tomar precauciones para reducir el riesgo de contagio de COVID-19 en las instalaciones.
Idealmente habrás podido continuar operando de forma remota. En cualquier caso, antes de volver a trabajar en el sitio, necesitarás reunirte (de forma remota) con tu equipo para crear tu plan de reapertura. Esto requerirá muchas evaluaciones internas y externas que abarcarán prácticamente todos los aspectos de la vida de tu negocio, y es poco probable que incluso un pequeño equipo directivo tenga plena conciencia de cada aspecto que necesita ser considerado.
Evaluación de Riesgos Antes del Regreso
- Si no es esencial, ¡no lo hagas! Si el trabajo remoto está funcionando bien, considera extenderlo.
- Asegúrate de estar al tanto de los consejos, protocolos y regímenes de limpieza específicos de tu región por si en algún momento se presenta un caso confirmado o sospechoso de COVID-19 dentro de tu empresa, o por parte de un cliente, visitante o contratista.
- Calcula cuántos empleados, clientes, visitantes y contratistas es posible tener en tu espacio de trabajo o tienda manteniendo el distanciamiento social de 2 m y otros requisitos de seguridad.
- Revisa la distribución de tus instalaciones, los flujos de trabajo y los procesos para permitir que las personas trabajen más separadas entre sí respetando los 2 m de distancia.
- Revisa los flujos de trabajo y procesos para reducir la cantidad de puntos de contacto requeridos entre empleados o entre empleados y clientes o visitantes.
- Evalúa las prácticas actuales de limpieza y saneamiento que tienes implementadas frente a las directrices y regulaciones revisadas de las autoridades locales y del gobierno. Revísalas según sea necesario.
- Establece procedimientos de lavado de manos e higiene para los empleados.
- Verifica que el sistema de ventilación esté operativo. Si compartes instalaciones, verifica la configuración y, en todos los casos, asegúrate de que no esté configurado automáticamente para reducir el flujo por baja ocupación. Si lo está, anula esa configuración al máximo.
- Identifica dónde puede ser necesario instalar pantallas para proteger al personal, por ejemplo en recepción, recepción de mercancías u otras áreas de alto tráfico.
- Restringe las entregas no comerciales, incluyendo las entregas personales de todos los empleados, y establece el protocolo para la recepción y limpieza de todas las entregas.
- Considera programaciones de entregas mayores y más frecuentes para reducir la cantidad de contactos. Cuando sea seguro hacerlo, asigna personas para descargar vehículos y así restringir el contacto y mantener distancias.
- Identifica actividades dentro de la empresa, como la recogida de material de oficina o de equipos específicos con alto nivel de contacto, e introduce puntos de entrega o zonas de transferencia.
- Revisa los calendarios de todo el mantenimiento esencial y los servicios de las instalaciones previstos y solicita que se realicen fuera del horario laboral para minimizar los contactos externos.
Limpieza
Todas las instalaciones deberán someterse a una limpieza rigurosa y a los procesos de desinfección establecidos por tus autoridades locales y regionales antes de reabrir el local.
Establece un equipo dedicado para la limpieza de equipos compartidos, espacios de trabajo y limpieza entre turnos y reuniones.
Incrementa la frecuencia de limpieza, prestando especial atención a:
- Áreas de mucho tránsito.
- Equipos compartidos como impresoras, fotocopiadoras, pizarras, pomos de puertas, grapadoras, teléfonos y equipos telefónicos.
Limpia todos los espacios de trabajo compartidos entre ocupaciones sin falta.
Con el tiempo, es razonable esperar nuevas regulaciones que redefinan estándares mínimos para procesos de desinfección y prácticas sanitarias más estrictas. Será importante establecer instrucciones claras desde algo tan simple como las instrucciones para lavarse las manos, hasta nuevos procedimientos de configuración y técnicas de limpieza revisadas para máquinas y procesos. La aceptación y adherencia a estos cambios por parte de los empleados será una de las responsabilidades significativas para los propietarios de negocios.
Quién Puede o No Puede Trabajar y Cuándo
Habrá miembros de tu equipo que pertenezcan a categorías de alto o mayor riesgo, por lo que puede no ser aconsejable que regresen al trabajo en este momento. Esto podría incluir a aquellos que padecen diabetes, hipertensión, asma o aquellas personas de mayor edad. Para cualquier empleado más vulnerable, es importante tener un plan y mantener una comunicación abierta para que puedan continuar respetando el distanciamiento social desde casa.
Si algunos miembros de tu equipo continúan en aislamiento o trabajando desde casa, asegúrate de que estén incluidos en las comunicaciones y verifica su bienestar físico y mental, ya que el regreso de compañeros de trabajo mientras aún permanecen aislados puede causar estrés adicional después de largos periodos de confinamiento.
Viajes: Viajes de Negocios
Dependiendo de donde te encuentres y en qué etapa te encuentres actualmente, esto variará. En algunos lugares, el transporte público sigue siendo inaccesible. Algunos miembros del personal pueden haber estado fuera de su residencia habitual cuando comenzó el confinamiento y todavía no pueden regresar.
Revisa la distribución de los espacios, los flujos de trabajo y los procesos para permitir que las personas trabajen más separadas entre sí (mínimo 2 m).
Elabora manuales digitales actualizados para el personal y procedimientos revisados que garanticen un primer nivel de comunicación y aclaración.
Evitar el Uso de Escritorios Compartidos
En circunstancias donde el uso de escritorios compartidos o rotativos sea inevitable, limpia completamente las estaciones de trabajo incluyendo todas las sillas compartidas, herramientas y equipos entre cada ocupante. Nadie debería tener contacto con la estación de trabajo hasta que el procedimiento de limpieza establecido se haya realizado.
Introduce Señalización Clara y Recordatorios Visibles
Siempre que sea posible, utiliza pintura en el suelo o cinta para indicar flujos de tráfico unidireccionales dentro del lugar de trabajo.
Introduce carteles, salvapantallas y avisos para el personal alrededor de las instalaciones como recordatorios continuos e instrucciones específicas por ubicación, por ejemplo para salas de reuniones y zonas de aseos.
Instalaciones
Establece pautas claras para el uso de los aseos de los empleados (en muchas regiones, los aseos para clientes deben permanecer cerrados).
Introduce toallas de papel en lugar de secadores de manos.
Distanciamiento Social
En algunos casos, si el espacio es limitado en relación con el número de empleados, puede que no sea posible que todos estén presentes al mismo tiempo para garantizar el distanciamiento social.
Organiza tus equipos y turnos de modo que, cuando el contacto sea inevitable, este ocurra entre las mismas personas.
Mantén y aplica los planes de evaluación de riesgos con respecto a la cantidad de personas permitidas en las instalaciones en un momento dado. Alterna los horarios de llegada y salida, así como los descansos, y asegúrate de que haya un espacio seguro para dispersarse.
EPP y Monitoreo de la Salud de los Empleados
Como ha sido ampliamente divulgado, el EPP (Equipo de Protección Personal) ha jugado un papel importante en proteger a los trabajadores esenciales y limitar la propagación del virus durante la pandemia. Dependiendo de la industria en la que operes, el uso de EPP como mascarillas N95 puede ser obligatorio. Esto no aplica para todos los negocios, y aun para aquellos no requeridos, puede que decidas pedir que se usen mascarillas y/o guantes en el lugar de trabajo.
Algunas ubicaciones ahora requieren controles de temperatura para entrar a un lugar de trabajo, especialmente si te encuentras en un edificio de oficinas más grande. Si decides o se te exige implementar controles de temperatura en la entrada, es importante designar a una persona específica (por ejemplo, un gerente) para realizar las comprobaciones y llevar un registro.
Es importante asegurarse de que todos los empleados conozcan los síntomas de COVID-19 y la continua necesidad de autoevaluaciones responsables. Dado que las pruebas de anticuerpos confiables y cualquier vacuna aún no están disponibles de forma generalizada y su uso potencial continúa siendo un tema en desarrollo, esta sigue siendo una situación que debe monitorearse.
10 Consejos para Reuniones
- Pregunta si realmente es necesaria para el funcionamiento del negocio.
- Usa video si es posible (incluso dentro del mismo edificio).
- Cierra con llave todas las salas de reuniones pequeñas.
- Restringe el número de asistentes al personal esencial y distribuye notas completas de la reunión.
- Proporciona desinfectante de manos para quienes asistan.
- Asegura el espacio de 2 m entre los participantes.
- Evita compartir bolígrafos y otros objetos.
- Usa espacios bien ventilados únicamente. Si es posible, realiza reuniones al aire libre o en espacios amplios como recepciones y comedores.
- Restringe la duración de las reuniones.
- Asegura una limpieza completa de todas las superficies y equipos, incluyendo pizarras, marcadores, sillas y equipos de proyección entre reuniones.
Clientes, Visitantes y Contratistas
- Evita su presencia si es posible.
- Utiliza videoconferencias como primera opción.
- Restringe el número de clientes o visitantes en las instalaciones al mismo tiempo.
- Siempre que sea posible, asigna citas con horarios.
- Introduce un enfoque de atención integral para limitar el número de personas con las que cada cliente o visitante tenga contacto.
- Mantén un registro de todos los visitantes si es posible.
- Asegura que haya disponibilidad de lavado de manos y desinfectante al entrar y salir de las instalaciones.
- Proporciona recipientes lavables o desechables para cualquier bolsa o equipo que los visitantes necesiten dejar aparte, por ejemplo bolsos, mientras reciben el servicio.
- Observa siempre el distanciamiento social.
Cuando No es Posible Mantener 2 m de Distancia
Si no es posible que las personas estén a 2 m de distancia, es realmente importante gestionar el riesgo de transmisión:
- Determina si la actividad es evitable o si es absolutamente necesaria para que tu negocio funcione.
- Mantén la duración de la actividad lo más corta posible.
- Utiliza pantallas o barreras para separar a las personas entre sí.
- Reevalúa el flujo de trabajo y modifícalo para evitar tanto contacto o cercanía como sea posible.
- Promueve el trabajo espalda con espalda o lado a lado siempre que sea viable.
- Alterna horarios de entrada y salida.
- Ajusta el flujo de trabajo para reducir la cantidad de contactos, por ejemplo usando “equipos fijos o emparejamientos” consistentes.
Comunicación con el Personal
Tu equipo desempeñará un papel crucial en la reapertura de tu negocio, por lo que es importante que sepan que te tomas en serio su seguridad y entiendan tus planes. No todos los miembros de tu equipo tendrán las mismas creencias sobre los riesgos implicados, por lo que es importante comunicar claramente todos tus planes, las políticas que desarrolles respecto al EPP, distanciamiento social, higiene y salud de los empleados, además de cualquier regulación gubernamental o específica del sector que esté en vigor.