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Cómo conseguir que tus clientes paguen tus facturas a tiempo, siempre.
Los pagos atrasados o los impagos pueden ser cuestión de vida o muerte para una pequeña empresa. Por supuesto, un retraso puntual, con suerte, no debería suponer una gran amenaza para una pyme financieramente sana. Dicho esto, a menos que cuentes con una financiación significativa o con unos recursos muy, muy amplios, tus previsiones financieras, planes de negocio y crecimiento están estrechamente ligados a un flujo de caja constante y positivo.
A menos que tu modelo de negocio sea 100% de pago por adelantado, establece un proceso claro para conceder crédito y cobrar los pagos antes incluso de conseguir tu primer cliente.
Define criterios de concesión de crédito alineados con tu plan de negocio y tus proyecciones de tesorería. A medida que ganes nuevos clientes, comprueba su solvencia. Sé que suena intimidante y parece un gran paso, pero créeme: unas pocas comprobaciones sencillas pueden darte la tranquilidad de saber que tu cliente puede pagar y, potencialmente, salvar tu sueño empresarial.
Pon las condiciones de pago por escrito, para que el cliente sepa qué se espera de él a cambio del precio que le has ofrecido. Esto te permitirá prever con mayor precisión cuándo es probable que recibas ese dinero. Gestionar deudores y perseguir pagos puede consumir mucho tiempo, así que hacerlo bien desde el principio te ahorrará uno de los recursos más valiosos de una start-up: ¡el tiempo!.
Los retrasos continuados en los pagos o una factura inusualmente alta pagada fuera de plazo pueden ser graves incluso para las empresas más sólidas, especialmente en fases de crecimiento. Las relaciones comerciales también pueden deteriorarse, y los clientes serán menos propensos a volver a comprarte si tienen una cuenta pendiente. Conseguir que paguen antes también puede incrementar tus ventas: no hay motivo para que no te encarguen ese proyecto adicional, contraten un servicio extra o realicen un pedido mayor.
Por el contrario, no cobrar una factura a tiempo afecta directamente a tu flujo de caja y puede provocar un efecto dominó que dañe la relación con tus propios proveedores. Puedes perder crédito clave o ver reducidas tus condiciones de pago. Solicitar ampliaciones de crédito puede hacerte perder descuentos por pronto pago. Todo ello puede acabar generando serios problemas para un negocio incipiente.
Cuidado con los cambios graduales y silenciosos. Los retrasos en los pagos pueden pasar de ser ocasionales a habituales y, poco a poco, acabar “normalizándose”. Los plazos de 30 días se convierten en 45, luego en 60… pero “son buenos clientes, siempre acaban pagando”. Los pedidos individuales crecen poco a poco y superan el límite de crédito, pero el director comercial dice que eso es algo positivo, ¿verdad? Luego el equipo de ventas cierra un pedido más grande de lo habitual, emites la factura y tampoco se paga a tiempo. De repente, tu exposición es significativa. Entonces los clientes empiezan a negociar pagos parciales y tu supervivencia se ve amenazada, incluso antes de que te des cuenta.
¿Cómo asegurarte de conceder crédito solo a clientes que pagarán y a tiempo?
No todo negocio es un buen negocio.
Vender a alguien que no tiene capacidad para pagarte es, sencillamente, un mal negocio. No prestarías una gran suma de tu propio dinero al amigo de un amigo conocido por no pagar sus deudas solo porque te haya prometido vagamente devolverte el dinero más adelante. No hagas eso con tu empresa. Investiga a todas las personas o empresas a las que concedas crédito. Realiza una comprobación formal de solvencia. Sí, tú. A todos. Así es como te proteges de los pocos escrupulosos y de aquellos cuya empresa simplemente no tiene dinero. Cuídate. Es comprensible que no te guste preguntar demasiado, especialmente cuando se trata de dinero. A nadie le gusta. Pero cuanto más incómodo se muestre un cliente ante preguntas básicas sobre crédito, mayor es la señal de alarma y más cauteloso deberías ser. Si están financieramente sólidos, no les importará que lo sepas. Solicita referencias bancarias y de otros proveedores. Hazlo siempre.
Establece desde el principio el importe máximo de cada pedido y el límite total de crédito que estás dispuesto a conceder (recuerda: es dinero que estás prestando GRATIS), antes de cortar el suministro. Actualiza y revisa estos límites como parte del proceso de revisión de la cuenta. Si los pedidos crecen, reevalúa. Si hay un nuevo propietario, reevalúa. Mantén los pies en la tierra e implanta un proceso que impida que estos límites se sobrepasen sin tu conocimiento. No te saltes este paso por la prisa de cerrar un nuevo negocio atractivo y no permitas que tu equipo comercial, ni nadie, lo haga tampoco. Nunca aceptes un pedido y reces para que todo salga bien.
Sin comprobación de crédito, no hay crédito.
Si se supera el límite de crédito, no hay más pedidos.
Sin excepciones.
Deja claros los plazos y condiciones de pago a tu cliente.
Parte de la negociación del contrato incluirá condiciones generales, plazos de entrega, precios y plazos de pago. Asegúrate de que todo quede acordado por escrito por un representante de la empresa cliente con autoridad para aceptar tus condiciones. Lo ideal es incluirlo en un contrato.
Sé claro con tus condiciones. Comunícalas y déjalas bien cerradas.
Don’t agree to long payment terms.
No aceptes plazos de pago largos.
Los plazos de pago que establezcas deberían ser lo más cortos posible. Es habitual que los clientes digan que “no pueden aceptar menos de X días”. En ese momento, sé realista: ¿qué plazos te dan tus proveedores? ¿Qué necesita tu flujo de caja? ¿Qué ocurre si se retrasan de vez en cuando? Por muy atractivo que parezca el acuerdo, si no puedes cubrir el tiempo que tardarán en pagarte, te meterás en problemas muy rápido. Si necesitas que te paguen en 45 días, probablemente deberías fijar un plazo máximo de 30 días.
Mantén los plazos cortos. Ten en cuenta cuándo necesitas tú pagar.
Entiende cómo funciona su sistema de pagos.
Asegúrate de comprender y documentar los requisitos del cliente para procesar un pago. ¿Qué día del mes debe recibirse la factura para que sea verificada, aprobada y programada para el pago? No confíes solo en el comprador o incluso en el propietario de la empresa: probablemente no conocen todos los detalles del proceso. Recorre virtualmente el camino de tu factura dentro de su sistema. ¿Quién la autoriza? ¿Tienes los datos de contacto de todos los implicados, incluido quien realmente paga? ¿Qué documentación, firmas o códigos de compra necesitan? ¿Tu sistema es compatible con el suyo? ¿Qué debes adaptar? ¡Sí, tú!. Porque, salvo que hayan pagado por adelantado, ellos tienen tus productos o servicios… y tu dinero.
Conoce el proceso. Envía la información correcta, a las personas adecuadas, en el momento oportuno.
Emite las facturas lo antes posible.
Mantener un flujo de caja positivo no depende solo de los plazos de pago, sino también de emitir y enviar la factura. Facturar debería ser siempre una prioridad, y sorprende lo a menudo que no lo es. Envía las facturas cuanto antes. Y si alguien de tu equipo no lo hace bien, quítale esa tarea. Ahora. Lo último que necesitas son retrasos evitables por no haber enviado la factura a tiempo.
Sin factura, no hay pago.
Factura tardía, pago tardío.
Asegúrate de que tu factura sea correcta, cumpla los requisitos y sea fácil de entender.
¡Noticia de última hora!: las incidencias retrasan los pagos. Si tu factura tiene un error, es muy probable que te enteres cuando llames para preguntar por qué no se ha pagado. Empieza entonces la cadena: tu contacto llama a contabilidad, contabilidad consulta al usuario, este indica que no puede aprobarla por un problema, contabilidad explica el motivo… y tú tienes la oportunidad de corregirlo para el próximo ciclo de pagos. La mejor forma de evitar estos retrasos es emitir facturas precisas. Si necesitan un número de pedido, inclúyelo. Si requieren albaranes firmados, consíguelos en el momento de la entrega e inclúyelos. Añade tus datos bancarios y un teléfono de contacto. No les hagas trabajar para pagarte. Si necesitan su código de producto en la factura, búscale una solución. Lo que haga falta, pero que sea sencillo. Si un niño no lo entiende, el cliente tampoco. Si hay dudas, no cobras. Las facturas claras y correctas se pagan primero.
No les des un motivo para no pagar.
Cobra a tiempo.
Incluso antes de la fecha de vencimiento, haz una llamada rápida al departamento de cuentas para comprobar que tienen todo lo necesario y confirmar la fecha de pago. ¿Te resulta incómodo? Ponte en su lugar: el departamento de cuentas suele estar saturado, y una llamada amable que resuelva dudas y facilite el proceso es un Win-Win. Llama pronto, no a final de mes cuando están desbordados. Puede que pases directamente a lo alto de la lista de pagos. Y si hay un problema, lo sabrás con antelación para solucionarlo o ajustar tu flujo de caja.
Haz seguimiento antes de que la factura venza. Ponte al frente de la cola.
¿Y si no pagan?
No todo el mundo paga a tiempo. Incluso los buenos clientes pueden fallar. Si una factura vence, actúa rápido. Llama de inmediato. Envía recordatorios por escrito. Quien no suena, no cobra. Utiliza tu proceso y escala según corresponda. Las directrices que estableciste al abrir la cuenta se crearon precisamente para este momento y este cliente. Tienen en cuenta el tamaño de sus pedidos, los días de crédito concedidos, el resultado de la comprobación de solvencia, su historial de pagos y tu exposición frente a proveedores.
Si las normas indican llamar cada dos días durante los primeros seis días, hazlo. Si dicen que el director comercial debe contactar con el CEO el día 7, que lo haga. Si establecen cortar el suministro al alcanzar cierto retraso, corta el suministro. Esa es la máxima exposición financiera que decidiste asumir, tomada en frío y sin que la codicia, la amistad o la presión interna influyeran en tu criterio.
Confía en tu proceso. No hagas excepciones en caliente.
Incentivos para pagar.
Puedes considerar ofrecer incentivos por pronto pago, como descuentos. Pero no deben improvisarse. Debe existir un análisis coste-beneficio que determine cuánto descuento puedes ofrecer y en qué momento del ciclo de pago para maximizar el incentivo sin perjudicarte.
Como alternativa, podrías aplicar recargos por retraso. Su objetivo es disuadir los pagos tardíos, pero pueden ser peligrosos, ya que en la práctica fijan el precio que estás dispuesto a aceptar para asumir más riesgo y prestar más dinero. Además, suelen ser menos efectivos que los incentivos por pronto pago.
Los incentivos por pagar antes funcionan mejor que las penalizaciones por pagar tarde.